چگونه یک ایمیل از Microsoft Outlook را به عنوان فایل PDF ذخیره کنیم؟

ممکن است برای شما هم متن یا محتوایی به صورت ایمیل ارسال شود که قصد داشته باشید آن را به صورت PDF ذخیره کنید تا بعدا هم به آن دسترسی داشته باشید. بسیاری از کاربران ویندوز برای چک کردن ایمیل ها و فرستادن آنها از نرم افزار Outlook استفاده می کنند که هم نسخه نصبی ( دسکتاپ ) و هم نسخه وب دارد. فراموش نکنید که این قابلیت ذخیره کردن تنها برای نسخه کامپیوتری Outlook قابل استفاده است و با استفاده از نسخه های موبایلی این نرم افزار نمی توانید فایل ها را با فرمت PDF ذخیره کنید.

قابلیت ذخیره سازی ایمیل به صورت PDF چگونه کار می کند؟

برای دانلود کردن محتوای ایمیل ها، در واقع شما از قابلیت پرینتر مجازی PDF ( با نام انگلیسی virtual PDF printer ) ویندوز خود استفاده می کنید. این قابلیت در نسخه های قبلی ویندوز با استفاده از نرم افزارهای سوم شخص استفاده میشد، اما در ویندوز 10 به بعد این مورد توسط خود مایکروسافت حل شد و تنها با کلیک کردن برروی دکمه پرینت و سپس Microsoft Print to PDF می توانستید به آنها دسترسی داشته باشید. هر فایلی که با این قابلیت پرینت بگیرید به صورت PDF ذخیره خواهد شد و اگر بعدا بخواهید آنها را به صورت فیزیکی هم پرینت بگیرید قابل استفاده است. همچنین اگر از سیستم عامل مک هم استفاده می کنید این قابلیت درون سیستم به صورت اتومات قرار داده شده است و به نرم افزار سوم شخص نیازی نخواهید داشت.

چگونه ایمیل ها را از نرم افزار Outlook به صورت PDF ذخیره کنیم؟

برای این کار ابتدا باید نرم افزار نامبرده را اجرا کنید. سپس ایمیلی که قصد دارید آن را ذخیره نمایید را پیدا کرده و برروی آن دبل کلیک ( دو بار کلیک کردن ) انجام دهید. حال از نوار بالای صفحه گزینه File > Print را انتخاب کنید. همچنین می توانید از میانبر در ویندوز Ctrl+P یا Command+P در مک استفاده کنید. با این کار پنجره پرینت باز خواهد شد.

وقتی پنجره پرینت باز شد منوی Printer را باز کنید و سپس virtual PDF printer را انتخاب کنید. این مورد در ویندوز با نام Microsoft Print to PDF قابل پیدا کردن خواهد بود. اگر می خواهید گزینه های بیشتری داشته باشید، نظیر اینکه کدام صفحات را پرینت کند باید گزینه Print Options را انتخاب کنید. سپس بعد از اینکه تنظیمات مورد نظر خود را اعمال کردید گزینه پرینت را انتخاب کنید تا فایل مورد نظر شما ایجاد شود ( به ترتیب شماره در شکل زیر ).

بعد از این مورد پنجره ای با عنوان Save Print Output As روبروی شما باز خواهد شد. در این پنجره پوشه مورد نظر خود که قصد دارید فایل را در آن ذخیره کنید را انتخاب کرده، نام مورد نظر خود را انتخاب کنید و در نهایت گزینه ذخیره را انتخاب کنید ( به مانند شکل زیر ).

به همین سادگی فایل مورد نظر شما آماده است و می توانید از آن استفاده کنید!

چگونه ایمیل ها را از نسخه وب Outlook به صورت PDF ذخیره کنیم؟

برای این کار ابتدا مرورگر دلخواه خود ( اعم از کروم، فایرفاکس و... ) را باز کرده و وبسایت Outlook را بارگذاری کنید و در این سایت وارد اکانت خود شوید. بعد از وارد شدن از لیست ایمیل های خود، ایمیل مورد نظر را انتخاب کرده و بعد از وارد شدن به آن، گزینه سه نقطه در گوشه سمت راست صفحه را انتخاب کنید.

سپس از منوی باز شده گزینه پرینت را انتخاب کنید.

در گوشه سمت چپ صفحه، آیکون شبیه به پرینتر با عنوان پرینت را کلیک کنید.

بعد از این کار دوباره پرینتر مجازی PDF ویندوز خود را انتخاب کنید و ایمیل مورد نظر خود را پرینت بگیرید تا به صورت فایل PDF ذخیره شود. سپس به مانند نسخه دسکتاپ پوشه و نام مورد نظر خود برای فایل را انتخاب کنید تا ذخیره شود.