چندین نوع تصمیم به کاهش استرس ناشی از فوریت‌ها، ضرب‌الاجل‌ها و تقاضاهای زیاد در زمان شما کمک می‌کند. تخصیص نامناسب زمان شما نتیجه تصمیم گیری های ضعیف است و می تواند منجر به اشتباهاتی شود که به سمت اهداف خود پیش می روید. تصحیح خطاها زمان بر است و می تواند منجر به چرخه مداوم استرس بیشتر، فوریت بیشتر و در نهایت اشتباهات بیشتر شود. تصمیم گیری برای مدیریت زمان بسیار مهم است.
همه ما زمان خطی مشابهی را که توسط ساعت ها و تقویم ها دیکته می شود به اشتراک می گذاریم. هیچ کس بیش از دیگران در یک روز یا روزهای سال ساعت ندارد. با این حال، زمان همچنین یک تجربه ذهنی از آنچه در حال حاضر برای شما اتفاق می افتد است. تصمیم به تمرکز در درجه اول بر روی تجربه ذهنی خود از زمان در لحظه حال، و در درجه دوم بر ساعت و مهلت های تقویم خود، به شما انعطاف پذیری می دهد تا کارهای بیشتری را در یک چارچوب زمانی برنامه ریزی شده انجام دهید. به عنوان مثال، یک جلسه دو ساعته بدون توجه به آنچه در طول آن اتفاق می افتد، دو ساعت طول خواهد کشید. با این حال، ارزش جلسه با مدت زمان آن کنترل نمی شود، بلکه بر اساس میزان تمرکز، سازنده و نتیجه گرا بودن شرکت کنندگان کنترل می شود.
انتخاب آنچه مهم‌تر است ساختاری به شما می‌دهد که با آن می‌توانید روز خود را سازماندهی کنید. کارهای روزانه شما ممکن است تغییر کند، اما اهداف و ارزش های اصلی شما مهم تر و ماندگارتر هستند. بنابراین، اولویت‌های شما وظایفی هستند که بیشتر با اهداف و ارزش‌های شما همخوانی دارند. هرچه کنترل کمتری بر اولویت های خود داشته باشید، احتمال اینکه زمان زیادی را صرف کارهایی که حواس شما را پرت می کند بیشتر از فعالیت های سازنده بکنید بیشتر است. وقت گذاشتن برای تصمیم‌گیری و مرور منظم اهداف و ارزش‌های حرفه‌ای و سازمانی به شما کمک می‌کند تا فهرست کارهای روزانه‌تان را اولویت‌بندی کنید، در حالی که به شما کمک می‌کند تا کارهای کمتر مهم و حواس‌پرتی‌هایی را که ممکن است در زمان شما مزاحم شوند را درک کرده و حذف کنید.
تفویض(تفویض اختیار در مدیریت) یا خودکار کردن برخی از وظایفی که مسئولیت آنها را بر عهده دارید برای مدیریت زمان بسیار مهم است. اینکه وظایف را برون سپاری کنید، فرآیندی را در بخش خود به طور خودکار انجام دهید، از فناوری برای ساده کردن برخی از کارهای معمول خود استفاده کنید، برای انجام وظایف کمک بگیرید یا آنها را به کارمندان واگذار کنید، تصمیماتی هستند که در مورد نحوه مدیریت حجم کاری شخصی شما اعمال می شوند. سرعت دادن به خود و ادامه دادن به کارهایتان می تواند شما را بر برنامه خود کنترل کند. می توانید تمرکز بیشتری روی قرار ملاقات ها و فعالیت هایی داشته باشید که بیشتر با اهداف شما هماهنگ هستند.
تصمیمات کلی سبک زندگی شما به سطح مدیریت موثر زمان شما در داخل و خارج از کار کمک می کند. درست غذا خوردن، استراحت کافی، هیدراته ماندن و ورزش می تواند به شما کمک کند ذهن خود را تیزتر کنید، انرژی بیشتری داشته باشید و توانایی های حل مسئله خود را بهبود ببخشید. برنامه‌ریزی زمان با کیفیت خانواده، فعالیت‌های رشد شخصی مانند مطالعه یا مدیتیشن، سرگرمی‌ها، سرگرمی با دوستان یا تعطیلات کاری گاه به گاه می‌تواند به شما کمک کند تا تعادل در زندگی‌تان برقرار کنید. این می تواند منجر به تصمیم گیری بهتر در کار و استرس کمتر در مورد زمان شود.در این خصوص می توانید از تمرین های فکری برای بهبود سلامت روان نیز بهره ببرید.
توانایی مدیریت موثر زمانتان مهم است. مدیریت خوب زمان منجر به بهبود کارایی و بهره وری، استرس کمتر و موفقیت بیشتر در زندگی می شود. در اینجا برخی از مزایای مدیریت موثر زمان آورده شده است:
1. کاهش استرس
ایجاد و پیروی از یک برنامه کاری، اضطراب را کاهش می دهد. همانطور که موارد موجود در لیست "کارها" خود را بررسی می کنید، می بینید که پیشرفت ملموسی دارید. این به شما کمک می‌کند از احساس استرس و نگرانی در مورد انجام کارها جلوگیری کنید.
2. زمان بیشتر
مدیریت زمان خوب به شما زمان بیشتری می دهد تا در زندگی روزمره خود صرف کنید. افرادی که می توانند زمان را به طور موثر مدیریت کنند، از داشتن زمان بیشتری برای صرف سرگرمی ها یا سایر فعالیت های شخصی لذت می برند.
3. فرصت های بیشتر
مدیریت خوب زمان منجر به فرصت های بیشتر و اتلاف زمان کمتر برای فعالیت های بی اهمیت می شود. مهارت های خوب مدیریت زمان، ویژگی های کلیدی است که کارفرمایان به دنبال آن هستند. توانایی اولویت بندی و زمان بندی کار برای هر سازمانی بسیار مطلوب است.
4. توانایی تحقق اهداف
افرادی که مدیریت زمان را به خوبی انجام می دهند، بهتر می توانند به اهداف و مقاصد دست یابند و این کار را در مدت زمان کوتاه تری انجام دهند.
پس از در نظر گرفتن مزایای مدیریت زمان، بیایید به چند روش برای مدیریت موثر زمان نگاه کنیم:
اهدافی را تعیین کنید که قابل دستیابی و اندازه گیری باشند. هنگام تعیین اهداف از روش SMART استفاده کنید. در اصل، مطمئن شوید که اهدافی که تعیین می کنید خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و به موقع هستند.
اولویت بندی وظایف بر اساس اهمیت و فوریت. به عنوان مثال، به وظایف روزانه خود نگاه کنید و تعیین کنید که عبارتند از:
تعیین محدودیت های زمانی برای تکمیل وظایف به شما کمک می کند تمرکز و کارایی بیشتری داشته باشید. انجام یک تلاش اضافی کوچک برای تصمیم گیری در مورد زمان مورد نیاز برای هر کار نیز می تواند به شما کمک کند تا مشکلات احتمالی را قبل از بروز آنها تشخیص دهید. به این ترتیب می توانید برای مقابله با آنها برنامه ریزی کنید.
هنگامی که بسیاری از کارها را بدون استراحت انجام می دهید، حفظ تمرکز و انگیزه سخت تر است. بین کارها کمی استراحت کنید تا سرتان را پاک کرده و سرحال شوید. چرت کوتاهی، پیاده روی کوتاه یا مدیتیشن را در نظر بگیرید.
از تقویم خود برای مدیریت طولانی مدت زمان بیشتر استفاده کنید. ضرب‌الاجل‌های پروژه‌ها یا کارهایی که بخشی از تکمیل کل پروژه هستند را بنویسید. به این فکر کنید که چه روزهایی ممکن است برای اختصاص دادن به کارهای خاص بهتر باشد. برای مثال، ممکن است لازم باشد در روزی که می‌دانید مدیر مالی شرکت در دسترس است، جلسه‌ای برای بحث در مورد جریان نقدی برنامه‌ریزی کنید.
حذف فعالیت ها یا وظایف اضافی مهم است. تعیین کنید چه چیزی مهم است و چه چیزی سزاوار وقت شماست. حذف کارها/فعالیت های غیر ضروری، زمان بیشتری را برای صرف چیزهای واقعاً مهم آزاد می کند.
مطمئن شوید که هر روز را با یک ایده روشن از آنچه که باید انجام دهید شروع می کنید - آنچه باید در آن روز انجام شود. در نظر داشته باشید که در پایان هر روز کاری، فهرست کارهای خود را برای روز کاری بعدی بنویسید. به این ترتیب می توانید صبح روز بعد انجام دهید.
