مهارت های کمی برای اداره یک کسب و کار به اندازه بودجه بندی حیاتی است. با این حال، بیش از نیمی از مدیران مورد بررسی در یک مطالعه مک کینزی در سال 2019 گزارش دادند که از شفافیت بودجه سازمان خود ناراضی هستند.
هر کارمندی - به ویژه مدیران - باید بودجه بندی و چگونگی تأثیر عمیق آن بر سازمان را درک کند.
در اینجا مقدمه ای در مورد اهمیت بودجه بندی در تجارت وجود دارد.
بودجه بندی فرآیند تهیه و نظارت بر یک سند مالی است که درآمد و هزینه های یک دوره را برآورد می کند. برای صاحبان مشاغل و مدیران اجرایی ، بودجه بندی یک مهارت کلیدی برای اطمینان از اینکه سازمان ها و تیم ها منابع لازم برای اجرای طرح ها و رسیدن به اهداف را دارند، است.
بودجه پایه شامل درآمد و هزینه های پیش بینی شده برای یک دوره معین (به عنوان مثال، سه ماهه یا سال آینده) است. پس از کسر هزینه ها از درآمد پیش بینی شده، پول باقی مانده را می توان به پروژه ها و ابتکارات تخصیص داد.
بودجه‌های دوره‌های قبل را می‌توان با تخصیص و عملکرد مالی واقعی شرکت مقایسه کرد و تصوری از نزدیک بودن پیش‌بینی‌ها به هزینه‌های واقعی ارائه کرد.
به عنوان مثال، تصور کنید 10 میلیون دلار برای پروژه مسئولیت اجتماعی شرکتی (CSR) سالانه شرکت خود اختصاص داده اید. شرایط پیش‌بینی‌نشده باعث شد که آن یک میلیون دلار بیش از بودجه داشته باشد و این پول باید از بودجه پروژه‌های دیگر خارج شود.
در طول پس از پایان پروژه، شما سؤالاتی از این قبیل می‌پرسید: «چرا ما بودجه را زیاد کردیم؟ آیا این موضوع ناکارآمدی یا عدم تخصیص بود؟» هنگام ایجاد بودجه برای سال آینده، از این بینش ها برای سخت تر کردن روند استفاده می کنید و هزینه پروژه را در 10 میلیون دلار نگه می دارید یا به طور دقیق تر بودجه را به پروژه های دیگر اختصاص می دهید.
انواع مختلفی از بودجه بندی وجود دارد که هر کدام در هنگام نزدیک شدن به یک برنامه مالی، عوامل مختلفی را در اولویت قرار می دهند. این شامل:
نوع بودجه بندی مناسب بسته به شرکت و موقعیت متفاوت است. اگر سازمان شما در مضیقه مالی است، روش مبتنی بر صفر ممکن است بهترین گزینه باشد، زیرا هر دوره از صفر شروع می شود. امتحان کردن چندین روش راه خوبی برای تعیین ایده آل است. هنگام انجام این کار، اطمینان حاصل کنید که کل سازمان شما در یک راستا قرار دارد.
بودجه بندی شامل اعداد و ارقام، توجه به جزئیات و تصمیم گیری آگاهانه در مورد تخصیص بودجه است – اما ارزش دقت را دارد. در اینجا پنج دلیل مهم بودن بودجه بندی در تجارت آورده شده است.
در هسته خود، کارکرد اصلی بودجه بندی این است که اطمینان حاصل شود که یک سازمان منابع کافی برای دستیابی به اهداف خود را دارد. با برنامه‌ریزی مالی از قبل، می‌توانید تعیین کنید که کدام تیم‌ها و ابتکارات به منابع و زمینه‌های بیشتری نیاز دارند که می‌توانید از آنها کم کنید.
به عنوان مثال، اگر تیم شما نیاز به استخدام یک کارمند اضافی برای افزایش تلاش دارد، بودجه بندی برای آن از قبل می تواند به شما امکان دهد هزینه های دیگر را نیز برنامه ریزی کنید.
بودجه بندی برای یک دوره آتی فقط به تخصیص هزینه نیست. همچنین در مورد تعیین میزان درآمد مورد نیاز برای رسیدن به اهداف شرکت است.
شما می توانید از بودجه بندی برای تعیین اهداف مالی در سطح شرکت و تیمی استفاده کنید که با آنها هماهنگ باشد. این امر به ویژه هنگام استفاده از بودجه بندی مبتنی بر فعالیت برجسته است، اما مهم نیست که از کدام نوع استفاده می کنید.اهداف مالی باید به اندازه ای قابل دستیابی باشند که برای اطلاع بقیه تخصیص بودجه خود روی آنها حساب کنید. اهداف شما هزینه های مورد نیاز برای رسیدن به آنها را مشخص می کند و بالعکس.
همچنین می توانید از بودجه بندی برای به روزرسانی کارمندان در مورد پیشرفت و بازبینی اهداف دوره بعدی استفاده کنید.ردیابی پیشرفت یا عدم وجود آن، به شما این امکان را می دهد که تیم خود را هماهنگ کنید و برای رشد در دوره بعدی برنامه ریزی کنید.
محصول جانبی فرآیند بودجه ریزی این است که نیاز به اولویت بندی پروژه ها و ابتکارات دارد. هنگام اولویت‌بندی، بازده سرمایه‌گذاری بالقوه برای هر پروژه، نحوه همسویی هریک با ارزش‌های شرکت و میزان تأثیرگذاری آنها بر اهداف مالی گسترده‌تر را در نظر بگیرید.
روش بودجه‌بندی ارزش پیشنهادی شما را وادار می‌کند تا ارزش هر خط را برای سازمان خود تعیین و توضیح دهید، که می‌تواند برای اولویت‌بندی وظایف و ابتکارات بزرگ‌تر مفید باشد.
اگر در یک استارت‌آپ کار می‌کنید یا به دنبال سرمایه‌گذاران خارجی هستید، داشتن اطلاعات بودجه مستند بسیار مهم است. هنگام تصمیم گیری برای تامین مالی یک شرکت، سرمایه گذاران به عملکرد مالی فعلی، گذشته و پیش بینی شده آن اهمیت زیادی می دهند.(همچنین در مورد استراتژی های استارت آپ موفق بیشتر بخوانید)
ارائه اسناد برای دوره های قبلی با هزینه های بودجه شده و واقعی می تواند توانایی شما را در رسیدگی به امور مالی شرکت، تخصیص وجوه و در صورت لزوم تغییر دهد. برخی از سرمایه گذاران ممکن است بودجه فعلی شما را بخواهند تا عملکرد و اولویت های پیش بینی شده شما را بر اساس آن ببینند.
بودجه یک نقشه راه مالی برای دوره آینده است. اگر همه چیز طبق برنامه پیش برود، نشان می دهد که چقدر باید برای اقلام خاص درآمد و هزینه کرد.با این حال، دنیای تجارت چیزی جز قابل پیش بینی نیست. شرایط خارج از کنترل شما می تواند بر درآمد شما تأثیر بگذارد یا باعث شود اولویت ها در یک لحظه تغییر کنند.
شروع همه‌گیری ویروس کرونا (COVID-19) در سال 2020 را در نظر بگیرید. تأثیر اقتصادی ممنوعیت سفر، قرنطینه‌ها و سایر اقدامات احتیاطی ایمنی گسترده و غیرمنتظره بود. مدیران اجرایی مجبور شدند به سرعت – در عین حال متفکرانه – بودجه را مجدداً مورد بررسی قرار دهند تا خسارات عمده و نگرانی های تازه کشف شده ایمنی را جبران کنند.
بیش از دو سال بعد، مدیران اجرایی در حال بازنگری در رویه‌های بودجه‌بندی خود هستند تا در صورت نیاز، چرخش را آسان‌تر کنند. یکی از تغییراتی که مک کینزی به آن اشاره کرد چرخش به سمت بودجه ریزی مبتنی بر صفر برای تعیین حداقل منابع لازم برای بقای یک کسب و کار است – در صورتی که شرایط آن را ایجاب کند.
بودجه به شما یک برنامه می دهد. حفظ ذهنیت چابک شما را قادر می سازد تا آن برنامه را تغییر دهید و به هدایت سازمان خود در زمان های آشفته کمک کنید.
Nazila77 
