اگر بازخورد دادن را ناراحت‌کننده می‌دانید، تنها نیستید: 44 درصد از مدیران در یک نظرسنجی اخیر موافق بودند که ارائه بازخورد منفی استرس‌زا است، در حالی که 21 درصد اذعان داشتند که به طور کامل از این عمل اجتناب می‌کنند.
با دوری جستن از به اشتراک گذاشتن بازخورد، فرصت های مهم یادگیری را هم برای شما و هم برای همکارانتان از دست می دهید. نشان داده شده است که کارمندان ترجیح می دهند انتقاد دریافت کنند تا اینکه اصلاً بازخوردی نداشته باشند، زیرا حداقل در این صورت می دانند چگونه پیشرفت کنند.
برای ارائه بازخورد مؤثر، باید تمرین کنید. اجتناب از یک موقعیت بالقوه ناخوشایند در حال حاضر فقط مکالمات آینده را دشوارتر می کند، به همین دلیل است که مربیگری همکاران در لحظه مهم است.
اگر نگران هستید یا نمی دانید از کجا شروع کنید، در اینجا نحوه ارائه بازخورد مؤثرتر آمده است.
دریافت بازخورد می تواند به همان اندازه ناخوشایند باشد. خودتان را به جای همکارانتان بگذارید و سعی کنید بفهمید که آنها از کجا می آیند و ممکن است چه چیزی را تجربه کنند.
اگر همدلی کنید پیام شما بیشتر طنین انداز می شود، زیرا کارمندان شما می دانند که انتقادها از یک مکان خوب می آیند. اعلام کنید که بازخورد ارائه می دهید زیرا می خواهید موفقیت آنها را ببینید. این باعث آرامش آنها می شود و در موقعیت بهتری برای درونی کردن آنچه می گویید و توصیه شما را به عمل تبدیل می کند.
قبل از ارائه بازخورد، آنچه را که واقعاً می‌خواهید بگویید و چگونه می‌خواهید بگویید، استراتژی بنویسید. اگر کارمند شما ضعیف عمل می کند، اما سخت کار می کند و نیت درستی دارد، ممکن است لحن گرم تری در جلسه داشته باشید. اگر قبلاً به همکار خود هشدار داده اید، اما آنها پاسخگو نبوده اند، پس باید مستقیم تر رفتار کنید.
توصیه های خود را تکرار کنید و برای سناریوهای مختلف آماده شوید. نحوه واکنش گیرنده بازخورد را در نظر بگیرید و پاسخی را فرموله کنید. هرچه آمادگی بیشتری داشته باشید، احتمال کمتری دارد که در بازخورد عجله کنید.
مهم است که هنگام ارائه بازخورد خاص باشید. در دوره آنلاین اصول رهبری، استادان مدرسه بازرگانی هاروارد، جاشوا مارگولیس و آنتونی مایو، فرآیندی را برای نحوه ارائه بازخورد ارائه می‌دهند که به علت اصلی یک مشکل می‌رسد.
هنگام ارائه بازخورد به کارکنان، آنها توصیه می کنند:
چه از آن برای شروع یا پایان مکالمه استفاده کنید، همیشه باید پرس و جو را در نظر بگیرید. در ابتدای مکالمه، می‌تواند مفید باشد که از گیرندگان بازخورد بپرسید که اوضاع چگونه پیش می‌رود و دیدگاه آنها در مورد موقعیت. از طریق این فرآیند، آنها ممکن است رفتار خود را شناسایی کنند، که شروع گفتگو را آسان‌تر می‌کند. اگر این کار را نکنند، ممکن است به این معنی باشد که نقطه کور خاصی دارند یا نسبت به جنبه‌های خاصی از عملکردشان حالت تدافعی دارند.
در پایان گفتگو، به پرس و جو برگردید. از آنها بپرسید که آیا بازخورد را درک می کنند و چه احساسی در آنها ایجاد می شود. می‌خواهید مطمئن شوید که پیام شما را اشتباه نخوانده‌اند یا فقط بخش‌های خاصی از بازخورد را درونی نکرده‌اند. اگر واضح است که آنها مشکل را تشخیص می‌دهند، می‌توانید راه‌حل‌های طوفان فکری را شروع کنید و جلسه را با حس بهتری برای حل کردن ترک کنید.
پس از ارائه بازخورد، تمرکز مکالمه را از آنچه که اتفاق افتاده است به آنچه که در آینده قرار است اتفاق بیافتد تغییر دهید. به جای تکرار گذشته، توضیح دهید که چگونه گیرنده می تواند رفتار خود را در حرکت رو به جلو تغییر دهد و چگونه شما دو نفر با هم می توانید از این تجربه به عنوان راهی برای غلبه بر مشکلات آینده استفاده کنید.
اگرچه مکالمه ممکن است ناراحت کننده باشد، نباید سعی کنید از آن اجتناب کنید. این فرآیند نه تنها شما را به یک رهبر مؤثرتر تبدیل می کند، بلکه به کارمندان شما کمک می کند تا در حرفه خود رشد کنند. اگر واقعاً می‌خواهید موفقیت آنها را ببینید، آنها این را تشخیص می‌دهند و می‌دانند که بازخورد شما از محل درستی می‌آید.
