تفویض به انتقال مسئولیت وظایف خاص از شخصی به فرد دیگر اشاره دارد.از منظر مدیریت، تفویض اختیار زمانی اتفاق می افتد که یک مدیر وظایف خاصی را به کارکنان خود محول می کند. با واگذاری این وظایف به اعضای تیم، مدیران زمانی را برای تمرکز بر فعالیت‌های با ارزش‌تر آزاد می‌کنند و در عین حال کارکنان را با استقلال بیشتری درگیر می‌کنند.
طبق یک مطالعه گالوپ، مدیران عاملی که در تفویض اختیار عالی هستند، 33 درصد درآمد بیشتری تولید می کنند. این مدیران می‌دانند که نمی‌توانند همه چیز را به تنهایی انجام دهند و تیم خود را برای مقابله با وظایفی که مطمئن هستند انجام می‌دهند، قرار می‌دهند - به نوبه خود توانمندسازی کارکنان، تقویت روحیه و افزایش بهره‌وری. در این فرآیند، مدیران عامل زمان خود را برای تمرکز بر فعالیت‌هایی که بیشترین بازدهی را به همراه دارند و شرکت را رشد می‌دهند، آزاد می‌کنند.
در اینجا 9 روش وجود دارد که می‌توانید به طور مؤثرتری برای پرورش تیم‌هایی با عملکرد بالا شروع به تفویض اختیار کنید.
هر وظیفه ای قابل واگذاری نیست. به عنوان مثال، بررسی عملکرد یا هر موضوع پرسنلی باید توسط شما انجام شود. به هر حال، استخدام استعدادهای مناسب و دانستن نقاط قوت و ضعف هر یک از کارکنان، در نهایت باعث می‌شود که شما را در تخصیص موارد قابل تحویل و انتقال مسئولیت به اعضای تیم مناسب بهتر کند.
اگر کسی هست که می‌تواند کار را بهتر انجام دهد، یا فکر می‌کنید این لحظه می‌تواند آموزش‌پذیر باشد، به او تفویض کنید. این موضوع نشان می دهد که به تیم خود اعتماد و ارزش قائل هستید، در حالی که به شما زمان می دهد تا روی پروژه های استراتژیک بیشتر تمرکز کنید.
هر کارمندی باید اهدافی داشته باشد که برای رسیدن به آن تلاش می کنند و در درون آن اهداف فرصت هایی برای تفویض اختیار وجود دارد. به عنوان مثال، ممکن است شما یک گزارش مستقیم داشته باشید که می خواهد تجربه مدیریتی کسب کند. آیا کارآموزی وجود دارد که بتواند سرپرستی آن را آغاز کند، یا پروژه ای کاملاً تعریف شده که بتواند اجرای آن را داشته باشد؟ نوع کاری که شما واگذار می کنید می تواند در برنامه توسعه حرفه ای آنها نقش داشته باشد.
برای کارهای دیگر، احتمالاً فردی در تیم شما وجود دارد که مجموعه مهارت های خاصی را برای دستیابی به نتیجه دلخواه لازم دارد. از آن استفاده کنید و با نقاط قوت کارمندان خود بازی کنید. وقتی فردی شانس بالاتری برای برتری دارد، انگیزه و مشارکت بیشتری دارد، که پس از آن به نفع کل تجارت است.
صرف انداختن کار برای شخص دیگری تفویض اختیار نیست. پروژه‌هایی که تحویل می‌دهید باید دارای زمینه مناسب و پیوندی واضح با اهداف سازمان باشند.
پروفسور کوین شرر، پروفسور مدرسه بازرگانی هاروارد، در دوره آموزشی ملزومات مدیریت آنلاین، می‌گوید: «باید وضوح واقعی هدف را داشته باشید. این شامل همسویی در مورد «چه چیزی خوب به نظر می رسد» و با چه جدول زمانی و «تکنیک اندازه گیری موفقیت» است.
قبل از اینکه هر کسی شروع به کار روی یک پروژه کند، باید بداند چه چیزی را باید تکمیل کند و تا چه زمانی، از جمله معیارهایی که برای سنجش موفقیت کارشان استفاده می کنید.
اگر شخصی که کار را به او محول می کنید به آموزش، منابع یا اختیارات خاصی برای تکمیل پروژه محول شده نیاز دارد، وظیفه شما به عنوان مدیر است که هر سه مورد را ارائه دهید. قرار دادن کسی برای یک کار غیرممکن، هر دو طرف را ناامید می کند. همکار شما نمی تواند به نتیجه دلخواه برسد، و پس از آن احتمالاً باید آن کار را در لیست کارهای خود قرار دهید.
همان جایی است که باید با میل به مدیریت ریز به ریز مبارزه کنید. گفتن گام به گام به همکارتان که چگونه کار را انجام می دهید و سپس کنترل هر بخش از فرآیند، آنها را قادر به یادگیری یا کسب مهارت های جدید نمی کند. در عوض روی هدف نهایی مورد نظر تمرکز کنید، چرا کار مهم است، و به رفع شکاف‌های بین نتیجه و مجموعه مهارت‌های فعلی کمک کنید.
در حالی که می‌خواهید از مدیریت ریز به ریز اجتناب کنید، می‌خواهید یک کانال ارتباطی ایجاد کنید تا فردی که به او محول می‌کنید احساس راحتی کند و سؤالات خود را بپرسد و به‌روزرسانی‌های پیشرفت را ارائه دهد.
Sharer در دوره آموزشی Management Essentials می‌گوید: «باید راهی برای برقراری ارتباط داشته باشید تا فردی که به او تفویض کرده‌اید بتواند به شما مراجعه کند و گزارش دهد. "شما باید راهی را در طول مسیر داشته باشید تا ببینید اوضاع چگونه پیش می رود. یعنی "من فقط به شما وظیفه می دهم و دیگر نگران آن نیستم." ما باید راهی برای نظارت بر پیشرفت در طول مسیر داشته باشیم بدون اینکه من در مسیر شما قرار بگیرم.»
این مرحله به ویژه برای کمال گراهایی که از تفویض اختیار اجتناب می کنند بسیار مهم است زیرا فکر می کنند راه آنها تنها راه انجام کار است. شما باید به شکست اجازه دهید - نه به این دلیل که ممکن است کارمندان شما شکست بخورند، بلکه به این دلیل که آزمایش را ممکن می‌کند و افرادی را که به آنها وظایف محول می‌کنید قدرت می‌دهد تا رویکرد جدیدی اتخاذ کنند.
اگر پذیرای ایده‌ها و رویکردهای جدید در کار هستید، در صورت امکان زمان آسان‌تری برای تفویض اختیار خواهید داشت.
به عنوان یک مدیر، احتمالاً سالها تجربه بیشتری در زمینه کاری خود دارید. به همین دلیل، کاری که می توانید در 30 دقیقه انجام دهید، ممکن است در اولین باری که کارمند آن را کامل می کند، یک ساعت کامل طول بکشد.
ممکن است وسوسه شوید که از واگذاری برخی وظایف خودداری کنید زیرا می دانید که می توانید آنها را سریعتر انجام دهید، اما با کارمندان خود صبور باشید. به اولین باری که یک کار خاص را در اوایل کار خود انجام دادید، فکر کنید. احتمالاً به اندازه الان کارآمد نبودید. مهارت های مدیریت زمان شما بهبود یافته است.
همانطور که به تفویض اختیار ادامه می دهید و کارمندان شما با وظایفی که باید تکمیل شوند بیشتر آشنا می شوند، متوجه خواهید شد که کار با گذشت زمان سریعتر انجام می شود.
علاوه بر نظارت بر پیشرفت، شما همچنین باید پس از تکمیل وظایفی که واگذار کرده اید، بازخورد خود را به کارمندان خود ارائه دهید.
اگر کاری طبق محول شده انجام نشد، از ارائه انتقاد سازنده نترسید. کارمندان شما می‌توانند این بازخورد را دریافت کنند و دفعه بعد که کار مشابهی به آنها اختصاص داده شد، تغییراتی ایجاد کنند. از سوی دیگر، به یاد داشته باشید که وقتی یک کار به خوبی انجام شد، بازخورد مثبت ارائه دهید و قدردانی خود را نشان دهید.
برای اطمینان از اینکه به طور مؤثر تفویض اختیار می کنید، باید از تیم خود بخواهید که هر گونه بازخوردی را که می توانند به شما بدهند. از کارمندان خود بپرسید که آیا دستورالعمل‌های واضحی ارائه کرده‌اید و تعیین کنید که آیا کاری وجود دارد که می‌توانید برای واگذاری بهتر در آینده انجام دهید.
پس از اینکه وظایف را محول کردید و آنها تا پایان کامل شدند، به کسانی که به آن کار دست یافتند، اعتبار بدهید.
پاتریک مولان، مدیر اجرایی HBS Online برای Richtopia می‌نویسد: «تعقیب اینکه موفقیت به خاطر تیم شماست، نه تنها درست است، بلکه مزیت دیگری نیز دارد که باعث می‌شود اطرافیانتان بیشتر درگیر شوند و شما را حتی بیشتر موفق می‌کند». این غیر شهودی است، اما عدم ادعای موفقیت برای خودتان منجر به پیروزی‌های بیشتر در آینده می‌شود.»
هرچه بیشتر از کسانی که کار را به آنها محول کرده اید تشکر کنید و به آنها اعتبار دهید، احتمال بیشتری وجود دارد که بخواهند در پروژه های دیگر به شما کمک کنند.
تفویض اختیار آسان نیست؛ درواقع این یک مهارت است که باید در طول زمان تمرین و تقویت شود. اما هرچه در همسویی افراد مناسب با وظایف و مسئولیت های مناسب بهتر عمل کنید، در شغل خود به عنوان مدیر موثرتر خواهید بود.
