موثرترین تکنیک های مدیریت زمان

در اینجا لیست نهایی تکنیک های مدیریت زمان برای کار و زندگی روزمره آمده است. آنها را در برنامه خود بگنجانید تا نتایج بی نظیری را مشاهده کنید.همچنین می توانید در ادامه قسمت دوم این تکنیک های کاربردی را مطالعه نمایید.

1. بر نتایج تاکید کنید، نه ساعت ها

اولویت دادن به ساعات و حضور فیزیکی بر نتایج و عمل باعث ایجاد فرهنگ ناکارآمدی می شود. شما تمایل دارید قوانین اساسی طبیعت انسان را نادیده بگیرید، مانند:

• مغز انسان خسته می شود و خوب کار نمی کند.
• ایده پردازی بر اساس شرایط آن صورت می گیرد.
• هنگامی که مجبور به انجام کارهایی فراتر از ظرفیت خود می شوید، تمایل به ایجاد دافعه قوی نسبت به آن دارید.

بنابراین، یکی از بهترین تکنیک‌های مدیریت زمان، اولویت‌بندی این است که چقدر باید واقعاً به انجام برسانید. ایجاد لیستی از کارهای انجام شده در پایان هر روز به شما انگیزه می دهد که به جای اینکه صرفا مشغول شوید، سازنده باشید.

2. ابتدا مهم ترین کار را تکمیل کنید

برای بسیاری از ما ضروری است که روز خود را با کارهای کوچکتر و ساده تر شروع کنیم. با این حال، برای مدیریت موثر زمان، بهتر است به مهمترین و پیچیده ترین کارها بپردازید.اطمینان حاصل کنید که این کار پیچیده را سریعتر به پایان برسانید نه اینکه تمام روز خود را به آن اختصاص دهید.

3. وظایف تکراری و پیش پا افتاده را خودکار کنید

از قدرت نرم افزارها و فناوری های مختلف مدیریتی برای خودکارسازی کارهای تکراری استفاده کنید. این تمرین به شما زمان و انرژی کافی می دهد تا روی کارهای ارزش محور بیشتر تمرکز کنید. به عنوان مثال، اگر باید داده های موجود را به صورت نسخه چاپی در صفحه گسترده اکسل وارد کنید، چرا وقتی می توانید از ویژگی آپلود تصویر برنامه MS Excel استفاده کنید، داده ها را تایپ کنید؟ در عرض چند ثانیه تمام داده ها را از نسخه چاپی به برگه اکسل منتقل می کند.

4. تکنیک مدیریت زمان پومودورو

یکی از محبوب‌ترین تکنیک‌های مدیریت زمان برای کار که توسط فرانچسکو سیریلو توسعه یافته است، تجزیه کار شما به جلسات کاری 25 دقیقه‌ای یا پومودورو است. بعد از هر جلسه 5 دقیقه استراحت خواهد بود. همچنین بعد از چهار سیکل می توانید 20 دقیقه استراحت کنید.

مهمترین بخش این تکنیک استفاده بهینه از 25 دقیقه زمان کار با تمرکز بر کار است. آلارم ها را برای هر جلسه تنظیم کنید و این روند را تا پایان کار تکرار کنید.

5. تکنیک کانبان

Kanban که توسط Taiichi Ono برای Toyota Automotive پذیرفته شده است، یک تکنیک مدیریت زمان بصری است که به شما امکان می دهد پیشرفت پروژه های خود را دنبال کنید. بهره وری و اثربخشی را افزایش می دهد. با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه، تخته سفید، یا قلم و کاغذ، با تعیین تعداد مراحل کار خود شروع می کنید. ستون ها را برای جابجایی وظایف در یک پروژه در این مراحل ایجاد کنید. به عنوان مثال، شما می توانید ستون هایی مانند:

• فعالیت: برای طوفان فکری و تعریف تمام فعالیت های شما.
• برای انجام: برای وظایف، روی آنها کار خواهید کرد.
• در حال انجام: برای کارهایی که در حال حاضر روی آنها کار می کنید.
• انجام شد: برای کارهایی که به پایان رسانده اید.

6. تکنیک انجام کارها

این روش که توسط دیوید آلن معرفی شده است، یک روش پنج مرحله ای برای طوفان فکری وظایف شما و تفکیک آنها به یک لیست ساده است. مراحل مربوط به CCORE به شرح زیر است:

• ضبط: تمام کارهایی را که به ذهنتان می رسد یادداشت کنید.
• شفاف سازی: تصمیم بگیرید که کدام یک قابل عمل هستند.
• سازماندهی: وظایف را با برچسب های مختلف تفکیک کنید و زمینه هایی مانند دفتر، خانه و موارد دیگر را در اختیار آنها قرار دهید.
• انعکاس: هر از چند گاهی وظایف خود را مرور کنید و مرحله بعدی و فوریت را تعیین کنید.
• تعامل: وقتی همه چیز مرتب شد، به سادگی شروع به کار روی آنها کنید.

7. تایم باکس

جیمز مارتین این تکنیک مدیریت زمان را در کتاب توسعه سریع اپلیکیشن خود ابداع کرد. در این روش شما دوره ها یا تایم باکس ها را به فعالیت ها اختصاص می دهید. شما باید در زمان تعیین شده کار کنید و زمانی که زمان تعیین شده تمام شد متوقف شوید. این روش بسیار شبیه به تکنیک پومودورو است اما به شما انعطاف بیشتری می دهد.

شما اهداف خود را مشخص می کنید و بر اساس آن زمان اختصاص می دهید. می‌توانید یک کار دشوار را به دوره‌های زمانی کوتاه‌تر تجزیه کنید تا مدیریت آن آسان‌تر شود. وقتی زمان اختصاص داده شده تمام شد، کار را متوقف کنید و استراحت کنید.

8. مسدود کردن زمان برای مدیریت زمان

زمانی که ایلان ماسک اهمیت آن را برجسته کرد، مسدود کردن زمان به یکی از تکنیک های محبوب مدیریت زمان تبدیل شد. شامل چهار مرحله است:

• مرحله برنامه ریزی: برای تعریف فعالیت ها و شناسایی اولویت ها.
• مرحله مسدود کردن: برای اختصاص یک بلوک زمانی خاص به هر کار - دقیقه یا ساعت، روزهای خاص، زمان شروع و پایان. یک بلوک طولانی‌تر برای کارهای اولویت‌دار مناسب است. بهتر است این موارد را به زمانی از روز اختصاص دهید که بیشترین بازدهی را دارید. همه چیز را در یک تقویم برای اجرای یکپارچه یادداشت کنید.
• مرحله بازیگری: برای کار بر روی اولین کار روزانه. شما باید برنامه خود را با وقفه های زمان بندی شده در میان برنامه ریزی کنید.
• مرحله بازنگری: اگر یک فعالیت کوتاه‌تر یا بیشتر از زمان تخمینی طول می‌کشد، برنامه را برای سایر وظایف آن روز بازبینی کنید.

9. پرایم تایم بیولوژیکی

استفاده از بالاترین سطح انرژی در یک روز بهترین راه برای به حداکثر رساندن کارایی شماست. بنابراین، با تعیین زمان بیولوژیکی اولیه خود و تخصیص وظایف اولویت دار خود به این زمان شروع کنید.

کشف زمان بیولوژیکی اولیه شما مستلزم آن است که کار خود را در طول چند روز آزمایش کنید. انرژی، تمرکز و دامنه توجه خود را برای هر ساعت در یک بازه زمانی ثابت، مثلاً از ساعت 9 صبح تا 6 بعد از ظهر، پیگیری کنید.

بعد از چند روز نتیجه خود را تجزیه و تحلیل کنید تا متوجه زمان مشخصی از روز شوید. شروع به تخصیص وظایف اولویت آینده خود به این زمان کنید.

10. پروژه های عظیم را تقسیم کنید

بهترین تکنیک مدیریت زمان برای دانشجویان و کارمندان اداری، تقسیم پروژه های بزرگ و پیچیده به بخش های کوچکتر قابل مدیریت است. تعیین نقاط عطف پروژه و دستیابی به موارد بیشتر در زمان کمتر بدون تخلیه تمام انرژی بهترین راه برای به حداکثر رساندن بهره وری است.

11. گروه کارهای مشابه

یکی دیگر از راه های موثر این است که دسته ای از کارهای مشابه را فرموله کنید تا بتوانید آنها را یکجا به پایان برسانید. این تکنیک تنظیم را به حداقل می رساند و زمان بیهوده را کاهش می دهد، تمرکز را بهبود می بخشد و به هم ریختگی را کاهش می دهد.

12. تفویض مسئولیت ها و برون سپاری در صورت نیاز

آدم عاقل می داند که خودش نمی تواند همه کارها را انجام دهد. وظایف را به اعضای کارآمد تیم محول کنید. شما همچنین می توانید وظایف را برون سپاری کنید. مهمترین بخش این فرآیند این است که:

• مناسب ترین فرد را پیدا کنید.
• دستورالعمل های واضح و مختصر ارائه دهید.
• اهداف را برای آنها تعریف کنید.
• برای رسیدن به اهداف با سهولت همکاری کنید.

13. همیشه کاری را که شروع می کنید به پایان برسانید

ترک کارها در اواسط راه استرس زاتر از تسکین دادن است. کار کنار گذاشته شده باعث ایجاد حواس پرتی در کار جدید می شود. سعی می کنید به عقب برگردید و اولین را کامل کنید و چرخه ادامه می یابد. بنابراین، این عملی تر است که از قبل تعیین کنید چه وظایفی را می توانید انجام دهید. روی آن‌ها کار کنید و تنها پس از اتمام اولین مورد به سراغ چیز دیگری بروید.

14. از تقویم استفاده کنید

هر زمان که برای مدیریت زمان موثر برنامه ریزی می کنید، یک تقویم در دسترس داشته باشید. بسیار مهم است که بدانید کدام وظایف، توسط چه کسی و چه زمانی باید تکمیل شوند. به یاد داشته باشید، شما نباید تقویم خود را به طور کامل با وظایف بسته بندی کنید. باید فضایی برای کارهای پیش بینی نشده ای که ممکن است نیاز به توجه فوری داشته باشند وجود داشته باشد.