موفقیت به عنوان یک مدیر مستلزم مجموعه ای قوی از مهارت های تجاری است. مدیران علاوه بر دانستن چگونگی هدایت فرآیندهای کلیدی مانند مدیریت تغییر و تصمیم گیری، به درک شهودی از امور مالی برای هدایت عملکرد و ایجاد ارزش در سازمان خود نیاز دارند.
یکی از مهم‌ترین مهارت‌های مالی برای تسلط مدیران، بودجه‌بندی یا فرآیند تهیه و نظارت بر یک برنامه مالی است که درآمد و هزینه‌ها را در یک دوره مشخص برآورد می‌کند.
قبل از پرداختن به این که چگونه می توانید به طور موثرتری بودجه بندی کنید و مهارت های مدیریتی خود را بهبود بخشید، در اینجا نگاهی به نحوه استفاده مدیران از بودجه می اندازیم.
در ابتدایی ترین سطح، بودجه تضمین می کند که یک تیم یا بخش منابع مورد نیاز برای دستیابی به اهداف خود را دارد. برای مدیران، بودجه به عنوان یک ابزار حیاتی برای:
اگر می خواهید از مزایای این تکنیک ها بهره مند شوید، در اینجا شش نکته بودجه بندی وجود دارد که می توانید از آنها برای تبدیل شدن به یک مدیر بهتر و پیشرفت شغلی خود استفاده کنید.(در مورد مهارت های اقتصادی مهم برای موفقیت در کسب و کار بیشتر بخوانید)
در ابتدای فرآیند با مهلت‌ها و رویه‌های بودجه‌بندی سازمان خود آشنا شوید. اعداد شما ممکن است به اهداف مالی تعیین شده توسط سرپرست شما و سایر روسای بخش وابسته باشد. دانستن زمان موعد تحویل کالاهای خاص به شما کمک می کند که به طور موثر زمان خود را مدیریت کنید و با سهامدارانی که می توانند تصمیمات تخصیص شما را مطلع کنند ارتباط برقرار کنید.
علاوه بر ارتباط با سهامداران، از داده های مالی موجود در فرآیند تصمیم گیری خود استفاده کنید. با تجزیه و تحلیل صورت های مالی، مانند ترازنامه، صورت سود و زیان، و صورت جریان های نقدی، می توانید بینشی در مورد سلامت مالی و عملکرد سازمان خود به دست آورید و نحوه تقسیم مناسب منابع را تعیین کنید.
به گفته جان وانگ، معاون ارشد برنامه ریزی و تحلیل مالی کسب و کار آنلاین هاروارد، نکته کلیدی این است که از داده های تاریخی برای مرجع استفاده کنید، نه به عنوان نقطه شروع برای بودجه خود. شرایط کسب و کار به سرعت تغییر می کند، و استناد به بودجه فعلی شما بر اساس اطلاعات تاریخی می تواند تأثیر نامطلوبی بر بودجه در سایر حوزه های یک سازمان بگذارد.
درک اهداف سازمان برای بودجه ریزی موفق ضروری است. این دانش می تواند شما را قادر سازد که تصویر واضحی از اینکه چگونه کار تیم با اهداف کلیدی شرکت تناسب دارد و ماموریت کلی آن را پیش می برد ایجاد کنید.به عنوان مثال، شرکت شما ممکن است در حال برنامه ریزی یک ابتکار مهم تغییر سازمانی، مانند طراحی مجدد وب سایت خود باشد. به عنوان بخشی از این فرآیند، تیم شما مسئولیت نوشتن نسخه وب، ایجاد ویدئو و طراحی گرافیک را بر عهده خواهد داشت.
با در نظر گرفتن این الزامات، می توانید کار تیم خود را به موارد قابل تحویل و ردیف های خاص در بودجه خود تقسیم کنید، و تمام منابعی را که کارکنان شما برای تولید نتایج مورد نظر نیاز دارند و پروژه را تا تکمیل پیش ببرند، در نظر بگیرید.
با تهیه بودجه خود با در نظر گرفتن ماموریت سازمان و مجموعه ای دقیق از محصولات قابل تحویل، می توانید پس از شروع سال مالی، نقشه راهی برای ارزیابی عملکرد تهیه کنید.
هزینه‌ها را بررسی کنید تا بتوانید هزینه‌های خود را با هزینه‌های پیش‌بینی‌شده مقایسه کنید، و با سایر ذینفعان در سازمان خود در ارتباط بمانید تا اطمینان حاصل کنید که جدول زمانی تیم شما برای تکمیل کار با برنامه‌های پروژه در سطح شرکت همگام است.
محصولات قابل تحویل در بودجه می توانند به عنوان نقاط عطف کلیدی عمل کنند که نحوه مدیریت زمان کارکنان خود را نشان می دهد و بازخوردی را در مورد مشارکت آنها ارائه می دهد. اگر یک کار خاص در خطر تکمیل نشدن یا متحمل شدن هزینه‌های اضافی است، آماده باشید که مقدار اقلام خطی و تاریخ‌های تحویل را تغییر دهید و استراتژی‌هایی را در نظر بگیرید که می‌توانید برای تنظیم مجدد تیم خود و بهبود عملکرد به کار بگیرید.
این نوع انعطاف پذیری را در طول فرآیند مدیریت بودجه حفظ کنید. شرایط غیرمنتظره ای ممکن است رخ دهد، بنابراین آماده باشید تا در صورت لزوم منابع را مجدداً تخصیص دهید تا اطمینان حاصل کنید که سازمان شما برای رسیدن به اهدافش موقعیت خوبی دارد.
ارتباط شفاف و ثابت هنگام نظارت بر بودجه بسیار مهم است، زیرا کار تیم شما معمولاً تنها یک عنصر در یک شبکه بزرگتر از قطعات متحرک است.
یک سرعت منظم برای ملاقات با سهامداران کلیدی برای گزارش مشارکت و نتایج کارمندان خود ایجاد کنید. از تکنیک های تجسم داده ها برای نشان دادن پیشرفت تیم خود استفاده کنید و آن را به نقطه ای تبدیل کنید تا هر دستاورد یا کاستی را که می تواند پیامدهایی فراتر از گزارش های مستقیم شما داشته باشد برجسته کنید.
برای به روز رسانی کارکنان خود نیز زمان اختصاص دهید. آگاه نگه داشتن آنها از تأثیر کارشان می تواند به آنها کمک کند تا احساس مشارکت و انگیزه بیشتری داشته باشند.
تقویت دانش و مهارت های مالی شما می تواند در هنگام بودجه بندی سودمند باشد.(توسعه مهارت های کسب و کار حرفه ای)
با پیشرفت تحصیلی خود از طریق راه هایی مانند دوره مالی آنلاین، می توانید درک خود را از اصطلاحات و مفاهیم کلیدی مالی گسترش دهید و به شما این امکان را می دهد که با متخصصان مالی و حسابداری در شرکت خود ارتباط بهتری برقرار کنید و راه های ایجاد ارزش را در هنگام آماده سازی خود شناسایی کنید.
برای پل آکورنرو، مدیر بازرگانی بین‌المللی، گذراندن دوره آنلاین Leading with Finance راهی برای کسب دانش برای تصمیم‌گیری آگاهانه‌تر کسب‌وکار و مدیریت مؤثرتر بود.
آکورنرو می‌گوید: «من از چیزهایی که یاد گرفته‌ام روزانه استفاده می‌کنم. "با وجود اینکه من در یک نقش مالی نیستم و در یک موقعیت مدیریت عمومی فعالیت می کنم، با استفاده از اصولی که آموخته ایم تصمیم می گیرم."
بودجه بندی یک مهارت مدیریتی ضروری است که می تواند نه تنها تیم شما، بلکه سازمان را به موفقیت برساند. با درک روشنی از فرآیندها و اهداف شرکت خود، یک برنامه به خوبی توسعه یافته برای اندازه گیری پیشرفت و عملکرد، و آگاهی از اصول مالی، می توانید تصمیمات تجاری بهتری بگیرید و در نقش خود برتر باشید.
Nazila77 